Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Hypernova Oy on tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä. Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, "GDPR") ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.

Tietosuojavastaava Lari Taskula. Tavoitat tietosuojavastaavan osoitteessa www.hypernova.fi/contact/ olevalla yhteydenottolomakkeella tai postitse yllä olevalla osoitteella.

2. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi

Käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä jäljempänä lueteltuja käyttötarkoituksia varten. Kunkin käsittelyn oikeusperuste on esitetty taulukossa.

3. Kuinka kauan säilytämme tietoja

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty, tai niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää. Keskeiset säilytysajat ovat:

• Yhteydenotto- ja tarjouspyynnöt: 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, jos asiakassuhdetta ei synny.
• Asiakassopimukset ja tukipyynnöt: asiakassuhteen ajan ja 24 kuukautta sen päättymisestä.
• Palvelinlokit: 14 vuorokautta, ellei niitä tarvita tietoturvapoikkeaman selvittämiseen.
• Kieli- ja teema-asetukset: kielieväste on istuntokohtainen, ja teema-asetus säilyy selaimessasi, kunnes tyhjennät selaimen tiedot.

4. Vastaanottajat ja henkilötietojen käsittelijät

Emme myy tai vuokraa henkilötietoja. Luovutamme henkilötietoja vain silloin kun se on tarpeen, ja aina kirjallisen henkilötietojen käsittelysopimuksen (tietosuoja-asetuksen 28 artikla) nojalla, kun palveluntarjoaja käsittelee tietoja puolestamme.

• Konesali- ja hostingpalvelut: Hetzner Finland Oy (Tuusula, Suomi). Palvelimemme ja varmuuskopiomme sijaitsevat ETA-alueella.
• Omat järjestelmämme: tämä verkkosivusto, tuki- ja tikettijärjestelmämme (Redmine) sekä sähköpostimme toimivat omilla palvelimillamme Suomessa.
• IT-tuki- ja ylläpitokumppanit, joita sitovat salassapito- ja henkilötietojen käsittelysopimukset.
• Viranomaiset, kuten verohallinto, silloin kun lainsäädäntö velvoittaa meidät luovuttamaan tietoja.

Kun lähetät meille pyynnön verkkosivuston kautta, lähettämäsi tiedot tallennetaan tiketiksi Redmine-järjestelmäämme, jotta voimme käsitellä pyyntösi ja seurata sen edistymistä.

5. Siirrot ETA-alueen ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti Euroopan talousalueella, ja konesalimme sijaitsee Tuusulassa. Jos henkilötietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme tietosuoja-asetuksen V luvun edellyttämän riittävän suojan tason esimerkiksi Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla ja siirtoa koskevalla vaikutustenarvioinnilla tai tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella.

6. Oikeutesi

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tietoja (15 artikla): saada tieto siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, sekä jäljennös tiedoista.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen (16 artikla): virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaaminen.
• Oikeus tietojen poistamiseen (17 artikla): esimerkiksi kun tietoja ei enää tarvita.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla).
• Oikeus vastustaa käsittelyä (21 artikla): voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 artikla): saat toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa tai siirrettyinä.
• Oikeus peruuttaa suostumuksesi (7 artiklan 3 kohta) milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Käyttääksesi oikeuksiasi käytä osoitteessa www.hypernova.fi/contact/ olevaa yhteydenottolomaketta tai kirjoita meille yllä olevaan postiosoitteeseen. Vastaamme kuukauden kuluessa; monimutkaisissa pyynnöissä määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella (12 artiklan 3 kohta). Pyynnöt ovat maksuttomia, ja saatamme tarvita henkilöllisyytesi vahvistamisen. Voimme kieltäytyä selvästi perusteettomasta tai kohtuuttomasta pyynnöstä 12 artiklan 5 kohdan mukaisesti.

Jos katsot, että käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, puh. +358 29 56 6700, tietosuoja.fi. Voit tehdä valituksen myös siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa asut tai työskentelet.

7. Miten suojaamme tietoja

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, kuten: salatut yhteydet (TLS) kaikessa liikenteessä; roolipohjaiset käyttöoikeudet ja vähimmän oikeuden periaate henkilöstöllemme; etähallinta palvelimillemme vain SSH-yhteydellä; päivittäiset salatut varmuuskopiot useassa sijainnissa; säännölliset ohjelmisto- ja tietoturvapäivitykset; henkilöstömme ja kumppaneidemme salassapitositoumukset sekä lokit, joiden avulla poikkeamia voidaan selvittää.

Palvelimemme ja varmuuskopiot sijaitsevat Suomessa. Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi, ilmoitamme siitä valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa (33 artikla) ja tarvittaessa myös sinulle ja muille loukkauksen kohteille viivytyksettä (34 artikla).

8. Evästeet ja laitteeseen tallennettavat tiedot

Tämä verkkosivusto ei käytä mainonta- tai seurantaevästeitä eikä lataa sisältöä kolmansien osapuolten palvelimilta. Tallennamme laitteeseesi vain seuraavat tiedot:

Nämä tiedot syntyvät vain oman toimintosi seurauksena (kielen vaihtaminen tai tumman tilan valinta). Niitä ei käytetä sinun tunnistamiseesi tai seuraamiseesi eikä luovuteta kenellekään. Koska ne ovat välttämättömiä pyytämäsi palvelun toteuttamiseksi, ne eivät edellytä suostumusta (sähköisen viestinnän palveluista annettu laki 917/2014, 5 luku).

Jos otamme myöhemmin käyttöön tilastointia tai muita kuin välttämättömiä evästeitä, pyydämme suostumuksesi ennen niiden asettamista ja tarjoamme helpon tavan peruuttaa suostumuksen milloin tahansa.

9. Automatisoidut päätökset ja profilointi

Emme käytä henkilötietojasi automatisoituun päätöksentekoon emmekä profilointiin, jolla olisi oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia sinuun (tietosuoja-asetuksen 22 artikla).

10. Lapset

Verkkosivustomme ja palvelumme on suunnattu organisaatioille ja ammattilaisille, eivät lapsille. Emme kerää tietoisesti lasten henkilötietoja. Jos uskot lapsen lähettäneen meille henkilötietoja, ilmoita siitä osoitteessa www.hypernova.fi/contact/ olevalla lomakkeella, niin poistamme ne.

11. Kun käsittelemme tietoja asiakkaan puolesta

Kun ylläpidämme, hostaamme tai tuemme asiakkaalle kirjastojärjestelmää (esimerkiksi Kohaa) tai muuta järjestelmää, asiakas - esimerkiksi kirjasto - on sen asiakas- ja henkilöstötietojen rekisterinpitäjä ja Hypernova Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä. Tässä roolissa käsittelemme henkilötietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti ja kirjallisen henkilötietojen käsittelysopimuksen (tietosuoja-asetuksen 28 artikla) nojalla.

Jos olet kirjaston asiakas ja haluat käyttää oikeuksiasi, esimerkiksi tarkastaa, oikaista tai poistaa lainaajatietosi, ota yhteyttä kirjastoosi, joka on näiden tietojen rekisterinpitäjä. Autamme asiakkaitamme vastaamaan tällaisiin pyyntöihin emmekä koskaan käytä asiakkaidemme tietoja omiin tarkoituksiimme.

12. Muutokset ja yhteydenotot

Voimme päivittää tätä selostetta, kun palvelumme tai lainsäädäntö muuttuvat. Sivun yläosassa näkyvät versio ja päivämäärä kertovat viimeisimmästä päivityksestä. Jos muutos on olennainen, ilmoitamme siitä tällä sivulla ja tarvittaessa suoraan asiakkaillemme.

Jos sinulla on kysyttävää tästä selosteesta tai henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä osoitteessa www.hypernova.fi/contact/ olevalla lomakkeella tai postitse: Hypernova Oy, PL 16, 80101 Joensuu. Emme julkaise sähköpostiosoitteita verkkosivustollamme, joten yhteydenottolomake ja postiosoite ovat keinot tavoittaa meidät.